В 2018 году на муниципальное хранение принято 2,3 тыс. архивных дел, в том числе документы организаций – источников комплектования архива и документы по личному составу ликвидированных организаций, проведена архивная обработка и описание документов, поступивших в неупорядоченном состоянии (брошенных архивов) в количестве 95 дел.
Объем архивных фондов, находящихся на муниципальном хранении, составил 97,9 тыс. единиц хранения, в том числе 3,6 тыс. единиц хранения – документы, относящиеся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
В 2018 году рассмотрено:
- 15,8 тыс. запросов социально-правового характера (о подтверждении стажа, доходов для назначения пенсии и т.п.), из них около 9,5 тыс. запросов исполнено с положительным результатом, 6,3 тыс. – с отрицательным результатом;
- 833 тематических запроса (о местонахождении, истории предприятий, о предоставлении земельного участка, о подтверждении награждения граждан различными наградами и т.п.), в том числе 666 запросов с положительным результатом, 167 – с отрицательным.
Популяризация архивных фондов осуществлялась в различных формах:
- работа читального зала: к документам Архивного фонда Российской Федерации обратились 53 пользователя (84 посещения), выдано из хранилищ 684 дела; в целях обеспечения сохранности архивных документов в читальном зале архива пользователям была предоставлена 301 электронная копия архивных дел (при наличии – в пределах оцифрованных архивных фондов);
- выставки архивных документов: оформлены 2 выставки в помещениях архива, 2 виртуальные выставки размещены на официальном сайте органов местного самоуправления города Нижневартовска и на сайте Службы по делам архивов Ханты–Мансийского автономного округа – Югры;
- проведены тематические мероприятия для школьников и студентов образовательных учреждений города: 1 урок на тему «Хранители памяти», 2 урока на тему «Организация учета документов организаций – источников комплектования архивного отдела», 1 классный час с демонстрацией архивных документов на тему «Профессия «Хранитель памяти», 6 обзорных экскурсий;
- для представителей организаций – источников комплектования архивного отдела проведены 2 мастер-класса «Вторая жизнь документа»;
- прошел день открытых дверей, посвященный дню местного самоуправления;
- взаимодействие со СМИ: статья в газете «Варта» и телепередача телерадиокомпании «Самотлор» об архивном отделе;
- участие в городских, окружных и межрегиональных мероприятиях: семинар руководителей и специалистов архивных служб субъектов Российской Федерации «О проблемах и перспективах работы по рассекречиванию документов Архивного фонда Российской Федерации» в рамках работы научно-методического совета архивных учреждений Уральского федерального округа, в расширенных заседаниях коллегии Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в окружном конкурсе профессионального мастерства «Лучший архивист Югры 2017/2018 гг.»;
- организован и проведен конкурс исследовательских работ «Архивы – 100 лет на службе Отечеству» в рамках мероприятий, посвященных 100-летию государственной архивной службы России.
В целях обеспечения сохранности архивных документов проведены:
- 3 проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов в организациях – источниках комплектования архивного отдела;
- сверка наличия и состояния архивных документов 16 архивных фондов постоянного хранения и по личному составу (2 749 дел);
- мероприятия по улучшению физического состояния дел (переплет, реставрация, связки) 1 061 дело.
