Основными задачами архивного отдела администрации города Нижневартовска (далее – отдел) в 2022 году будут:
- повышение доступности и качества предоставления муниципальных услуг;
- внедрение информационных технологий;
- мероприятия по цифровой трансформации в целях обеспечения повышения удовлетворенности граждан муниципальными услугами, на снижение трудозатрат, доступность, надежность и безопасность используемых информационных систем.
- повышение качества информационного обслуживания населения;
- обеспечение сохранности, предотвращение утраты и повреждения архивных документов, модернизация и оснащение архивов автономного округа оборудованием, системами жизнеобеспечения и пожарной безопасности, обеспечивающими соблюдение нормативных требований к установленным режимам хранения документов;
- укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, сохранение документального наследия;
- внедрение цифровых технологий и цифровизация архивной отрасли автономного округа;
- продолжить предоставление муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов" посредством Единого и Регионального порталов государственных и муниципальных услуг, а также филиала автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Югры" в городе Нижневартовске (далее МФЦ) в части приема запросов (заявлений) и выдачи результатов предоставления услуги;
- продолжить проводить мероприятия, направленные на повышение показателя "Предоставление муниципальных услуг в электронном виде";
- обеспечение сохранности и учет документов постоянного хранения и документов по личному составу в соответствии с установленными требованиями;
- комплектование документами постоянного хранения и документами ликвидированных организаций по личному составу;
- использование архивных документов, развитие информационно-просветительских форм работы.
Государственное регулирование развития архивного дела
Обеспечивать реализацию Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07.06.2005 № 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре", от 18.10.2010 № 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры", других нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по вопросам архивного дела. При изменениях федерального законодательства и законодательства автономного округа в сфере архивного дела своевременно вносить необходимые изменения в муниципальные нормативные правовые акты.
Привести административный регламент предоставления муниципальных услуг в соответствие с типовым административным регламентом предоставления массовой социальной значимой услуги "Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов" (после утверждения Типового регламента Федеральным архивным агентством).
Предоставить сведения о количестве дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и хранящихся в отделе по состоянию на 01.04.2022 и их прогнозных объемах по состоянию на 01.04.2023 и 01.04.2024.
Обеспечить исполнение решений Коллегии Архивной службы Югры, принятых в 2020-2021 годах.
Внедрить (после утверждения в установленном порядке):
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях;
- Типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами;
- Перечень платных услуг (работ), оказываемых федеральными государственными архивами, и порядка определения их стоимости.
Проводить мероприятия, направленные на развитие архивного добровольчества (волонтерства) в городе Нижневартовске по взаимодействию с социальными некоммерческими организациями.
Обеспечение сохранности и государственный учёт
документов Архивного фонда Российской Федерации
Принимать безотлагательные меры по устранению нарушений требований пожарной безопасности в помещениях архива, обеспечению их антитеррористической защищенности.
Усилить контроль за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, а также путей эвакуации и запасных выходов.
Повысить готовность архива к работе в режиме чрезвычайной ситуации, в том числе актуализации при необходимости соответствующих приказов, планов, инструкций и т. д.
Провести занятия по пожарной безопасности и антитеррористической защищенности.
Подготовить и провести учебную тренировку, приближенную к реальности по массовому перемещению архивных фондов при возникновении ЧС с отработкой алгоритма действий штатно-списочного состава отдела.
Обеспечить усиление контроля за сохранностью архивных документов при самостоятельном копировании архивных документов пользователями в читальном зале, незамедлительно информировать Архивную службу Югры о фактах необнаружения дел (документов), оперативно предоставлять материалы о снятии с учета необнаруженных документов на рассмотрение ЭПК Архивной службы Югры.
В связи с перемещением архивных документов по личному составу в новое архивохранилище (ул. Мира, д. 62а), провести полную проверку наличия и состояния дел, перемещенных фондов (86 фондов/25274 ед. хр.), оформить проверку документально.
Дополнить дела фондов актами и листами проверки по результатам проверки наличия и состояния архивных фондов, проведенной при перемещении архивных документов.
По окончании проверки оперативно предоставить материалы о снятии с учёта необнаруженных документов для рассмотрения ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
Продолжить работу по снятию с учета необнаруженных дел, срок розыска которых истек, предоставить материалы о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения на ЭПК Архивной службы Югры.
Завершить работу, начатую в 2021 году по выявлению в фондах архивных документов, содержащих гриф "Секретно".
Провести работу по переводу дел по личному составу, созданных до 1945 года на постоянное хранение.
Провести паспортизацию архива по состоянию на 01.01.2023 в порядке и по формам, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № 11.
Продолжить работу по внесению данных в ПК "Архивный фонд" заголовков архивных дел, находящихся на муниципальном хранении, согласно перспективному плану на 2021-2022 гг.
Провести работу по организации хранения поступивших документов (проставление архивных шифров, оформление связок, оформление коробов, наклейка ярлыков):
|
- постоянного хранения (плановый приём) – 1426 ед. хр., в том числе окружной собственности - 216 ед. хр.; |
|
- по личному составу - по мере ликвидации организаций. |
Продолжить работу по улучшению физического состояния дел, внесенных в книгу учета документов, находящихся в неудовлетворительном физическом и техническом состоянии:
1. Переплёт дел 32 ед. хр. постоянного хранения:
2. Одновременно с работами по переплету дел проводить при необходимости реставрацию поврежденных листов дел.
Оформление титульных листов дел 40 ед. хр. постоянного хранения:
Провести работу по картонированию документов постоянного срока хранения (130 коробов/2107 ед. хр.).
Обеспечить выполнение санитарно-гигиенических работ в архивохранилищах отдела в соответствии с утвержденными графиками.
При стабилизации ситуации с короновирусом провести комплексные проверки состояния делопроизводства и хранения документов:
II квартал 2022 года:
- МУП "Бюро технической инвентаризации, учета недвижимости и приватизации жилья города Нижневартовска";
- управление по опеке и попечительству администрации города Нижневартовска;
III квартал 2022 года:
- департамент экономического развития администрации города Нижневартовска;
- КУ ХМАО – Югры "Нижневартовский центр занятости населения".
Комплектование и взаимодействие
с организациями-источниками комплектования архива
Продолжить внедрение в практику работы архива:
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155;
- Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива от 15.06.2020 № 69;
- Методических рекомендаций по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (ВНИИДАД, Росархив 2021);
- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71;
- реализации постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 11.08.2021 №40/324-8 "О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации восьмого созыва, и порядке уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации восьмого созыва;
Продолжить работу по внедрению в практику работы архивных учреждений и организаций-источников комплектования:
- Примерного положения об экспертной комиссии, организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43;
- Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 42;
- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
- Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Организовать и провести паспортизацию архивов организаций-источников комплектования архивов по состоянию на 01.12.2022 (29 организаций).
Организовать и провести для лиц, ответственных за организацию делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях-источниках комплектования архивного отдела семинар (I квартал) и 4 мастер-класса по экспертизе ценности, оформлению и подготовке к передаче документов на постоянное хранение (I, II, III, IV кварталы).
Подготовить и направить письма в организации-источники комплектования отдела об описании, передаче документов на муниципальное хранение, уточнении номенклатур дел, а также о передаче дел хранящихся сверх установленного срока.
Продолжить работу по приему на постоянное хранение документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока.
Провести работы, направленные на расширение источниковой базы и выявление новых организаций, отражающих особенности развития города и округа.
Предоставить на рассмотрение ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры проект списка организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города на 2023-2025 годы.
Внести изменения в Списки организаций-источников комплектования архива и представить документы на рассмотрение ЭПК Архивной службы Югры.
Оказывать методическую помощь в упорядочении документов ликвидированных организаций и прием их на хранение.
Обеспечить прием на муниципальное хранение 1426 дел постоянного хранения от организаций-источников комплектования отдела, в том числе 216 дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (Приложение 1).
Провести работу по упорядочению дел постоянного хранения и по личному составу в организациях-источниках комплектования отдела и утверждению описей по 2019 год включительно:
- постоянного хранения в количестве 1032 ед. хр., в том числе 103 дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (Приложение 2).
- по личному составу в количестве 285 ед. хр.
Представить на согласование ЭПК Архивной службы Югры номенклатуры дел организаций-источников комплектования отдела (Приложение 3).
Провести работу по экспертизе ценности, отбору и выявлению наиболее значимых, уникальных документов владельца личных фондов Тимошкова Юрия Ивановича, бывшего главы города Нижневартовска, Полномочного представителя губернатора Ханты-Мансийского автономного округа в муниципальных образованиях Нижневартовск, Лангепас, Мегион, Покачи, Радужный, Нижневартовский район, составить и направить на утверждение ЭПК опись на документы личного происхождения (5 ед. хр.).
Провести экспертизу ценности и описание фотографий, хранящихся в архивном отделе (10 ед. хр.).
Осуществлять приём дел по личному составу ликвидированных организаций города.
Продолжить работу по экспертизе ценности бесхозных документов по личному составу (398 ед. хр.), хранящихся в отделе.
По окончании работ отправить на согласование ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры описи на данные дела.
