Основными задачами архивного отдела администрации города Нижневартовска (далее – отдел) в 2023 году будут:
- повышение доступности и качества предоставления муниципальных услуг;
- внедрение информационных технологий;
- мероприятия по цифровой трансформации в целях обеспечения повышения удовлетворенности граждан муниципальными услугами, на снижение трудозатрат, доступность, надежность и безопасность используемых информационных систем;
- повышение качества информационного обслуживания населения;
- обеспечение сохранности, предотвращение утраты и повреждения архивных документов, модернизация и оснащение архивов автономного округа оборудованием, системами жизнеобеспечения и пожарной безопасности, обеспечивающими соблюдение нормативных требований к установленным режимам хранения документов;
- укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, сохранение документального наследия;
- внедрение цифровых технологий и цифровизация архивной отрасли автономного округа;
- продолжить предоставление муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов" посредством Единого и Регионального порталов государственных и муниципальных услуг, а также филиала автономного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа – Югры "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Югры" в городе Нижневартовске (далее МФЦ) в части приема запросов (заявлений) и выдачи результатов предоставления услуги;
- продолжить проводить мероприятия, направленные на повышение показателя "Предоставление муниципальных услуг в электронном виде";
- обеспечение сохранности и учет документов постоянного хранения и документов по личному составу в соответствии с установленными требованиями;
- комплектование документами постоянного хранения и документами ликвидированных организаций по личному составу;
- использование архивных документов, развитие информационно-просветительских форм работы.
Обеспечение сохранности и государственный учёт
Принимать безотлагательные меры по устранению нарушений требований пожарной безопасности в помещениях архива, обеспечению их антитеррористической защищенности.
Усилить контроль за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, а также путей эвакуации и запасных выходов.
После введения в эксплуатацию нового архивохранилища и входной группы (I квартал 2023 год), актуализировать нормативно-правовые акты по вопросам пожарной безопасности и антитеррористической защищенности помещения архива (II квартал 2023 года).
Направить на повышение квалификации специалиста, ответственного за противопожарную и комплексную безопасность.
Провести занятия по пожарной безопасности и антитеррористической защищенности.
Проводить технические обследования работоспособности систем пожаротушения, дымоудаления и пожарной сигнализации в помещении архивного отдела (срок эксплуатации систем не превышает 10 лет эксплуатации).
Оснастить архивохранилища переносными хладоновыми и углекислыми огнетушителями (январь 2023 года).
Обеспечить усиление контроля за сохранностью архивных документов при самостоятельном копировании архивных документов пользователями в читальном зале, незамедлительно информировать Архивную службу Югры о фактах необнаружения дел (документов), оперативно предоставлять материалы о снятии с учета необнаруженных документов на рассмотрение ЭПК Архивной службы Югры.
В связи с перемещением архивных документов по личному составу в новое архивохранилище (ул. Мира, д. 62а), провести проверку наличия и состояния дел, перемещенных фондов (пр. Победы, д. 1) (93 фонда/28877 ед. хр.), оформить проверку документально.
Дополнить дела фондов актами и листами проверки по результатам проверки наличия и состояния архивных фондов, проведенной при перемещении архивных документов.
По окончании проверки оперативно предоставить материалы о снятии с учёта необнаруженных документов для рассмотрения ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
Продолжить работу по розыску дел, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов постоянного хранения в 2020-2021 гг. По окончании розыска предоставить материалы о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения Комиссии по подведению итогов проверки наличия архивных документов при Архивной службе Югры.
Продолжить работу по приему на постоянное хранение документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока.
Продолжить работу по внесению данных в ПК "Архивный фонд" на уровне заголовков архивных дел, находящихся на муниципальном хранении (12476 карточек).
В целях выявления особо ценных (ОЦ) документов провести экспертизу ценности в фонде № Р-9 "Исполнительный комитет Нижневартовского поселкового Совета депутатов трудящихся" (409 ед. хр.), на выявленные дела подготовить опись дел ОЦ документов (II - III квартал).
Провести работу по организации хранения поступивших документов (проставление архивных шифров, оформление связок, оформление коробов, наклейка ярлыков):
|
- постоянного хранения (плановый приём) – 851 ед. хр., в том числе окружной собственности - 72 ед. хр.; |
|
- по личному составу - по мере ликвидации организаций. |
Продолжить работу по улучшению физического состояния дел, внесенных в книгу учета документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии:
1. Переплёт дел 58 ед. хр. постоянного хранения:
Одновременно с работами по переплету дел проводить при необходимости реставрацию поврежденных листов дел.
2. Оформление титульных листов дел 58 ед. хр. постоянного хранения
3. Улучшение физического состояния (обновление) 961 связки дел постоянного хранения:
Обеспечивать выполнение санитарно-гигиенических работ в архивохранилищах отдела в соответствии с утвержденными графиками.
Провести комплексные проверки состояния делопроизводства и хранения документов:
III квартал 2023 года:
- департамент экономического развития администрации города Нижневартовска;
IѴ квартал 2023 года:
- департамент финансов администрации города Нижневартовска.
Комплектование и взаимодействие
с организациями-источниками комплектования архива
Продолжить внедрение в практику работы архива:
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155;
- Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива
от 15.06.2020 № 69;
- Методических рекомендаций по комплектованию, описанию, учету
и использованию документов личного происхождения в государственных
и муниципальных архивах (ВНИИДАД, Росархив 2021);
- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.
Продолжить работу по внедрению в практику работы архивных учреждений и организаций-источников комплектования:
- Примерного положения об экспертной комиссии, организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43;
- Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 42;
- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
- Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Продолжить работу по переводу дел по личному составу, образованных по 1945 год включительно на постоянное хранение 58 (пятидесяти восьми) ед. хр. 7 (семи) фондов:
- ф. № Р-18 "Инспекция по сельскому хозяйству Ларьякского районного Совета депутатов трудящихся" – 16 ед. хр.;
- ф. Р-19 "Маслозавод Нижневартовского района" – 2 ед. хр.;
- ф. Р-21 "Ларьякская районная контора "Заготживсырьё" – 5 ед. хр.;
- ф. Р-23 "Сельхозартель "Новая жизнь" Былинского сельского Совета" – 1 ед. хр.;
- ф. Р-26 "Уполномоченный Министерства заготовок СССР Ларьякского района" – 6 ед. хр.;
- ф. Р-29 "Районный отдел народного образования Нижневартовского исполнительного комитета районного Совета депутатов трудящихся" – 5 ед. хр.;
- ф. Р-33 "Отдел здравоохранения Нижневартовского района" – 23 ед. хр.
Подготовить и направить письма в организации-источники комплектования отдела об описании, передаче документов на муниципальное хранение, уточнении номенклатур дел, а также о передаче дел хранящихся сверх установленного срока.
Организовать и провести паспортизацию архивов организаций-источников комплектования архивного отдела по состоянию на 01.12.2023 в порядке и по формам, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (29 организаций).
Организовать и провести для лиц, ответственных за организацию делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях-источниках комплектования архивного отдела семинар (III квартал) и 2 мастер-класса по экспертизе ценности, оформлению и подготовке к передаче документов на постоянное хранение (II, III кварталы).
Провести работы, направленные на расширение источниковой базы и выявление новых организаций, отражающих особенности развития города и округа.
Предоставить на рассмотрение ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры проект Списка организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города на 2023-2026 годы (I квартал).
Оказывать методическую помощь в упорядочении документов ликвидированных организаций и приём их на хранение.
Обеспечить прием на муниципальное хранение 851 дела постоянного хранения от организаций-источников комплектования отдела, в том числе 72 дела, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Провести работу по упорядочению дел постоянного хранения и по личному составу в организациях-источниках комплектования отдела и утверждению описей по 2020 год включительно:
- постоянного хранения в количестве 888 ед. хр., в том числе 75 дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (Приложение 2).
- по личному составу в количестве 412 ед. хр.
Представить на согласование ЭПК Архивной службы Югры документов организаций-источников комплектования отдела:
- номенклатуры дел (Приложение 3);
- инструкции по делопроизводству.
Провести работу по экспертизе ценности, отбору и выявлению наиболее значимых, уникальных документов владельца личных фондов Алексеевой Любови Васильевны, профессора, доктора исторических наук, преподавателя Нижневартовского государственного университета, составить и направить на утверждение ЭПК опись на документы личного происхождения (5 ед. хр.).
Провести экспертизу ценности, описание и приём фотографий:
- из личного фонда Юферева Анатолия Сергеевича, старшего советника юстиции, Почетного работника прокуратуры Российской Федерации, Ветерана прокуратуры Российской Федерации (5 ед. хр.);
- жителей Донецкой и Луганской народных республик (10 ед. хр.).
Внести фотографии на уровне заголовков архивных дел в БД "Фотокаталог".
Осуществлять приём дел по личному составу ликвидированных организаций города.
Продолжить работу по экспертизе ценности бесхозных документов по личному составу (240 ед. хр.), хранящихся в отделе.
По окончании работ отправить на согласование ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры описи на данные дела.
