Основные направления работы отдела
Основными задачами архивного отдела администрации города Нижневартовска (далее – отдел) в 2024 году будут:
- повышение доступности и качества предоставления муниципальных услуг;
- внедрение информационных технологий;
- мероприятия по цифровой трансформации в целях обеспечения повышения удовлетворенности граждан муниципальными услугами, на снижение трудозатрат, доступность, надежность и безопасность используемых информационных систем;
- повышение качества информационного обслуживания населения;
- обеспечение сохранности, предотвращение утраты и повреждения архивных документов, модернизация и оснащение архивов автономного округа оборудованием, системами жизнеобеспечения и пожарной безопасности, обеспечивающими соблюдение нормативных требований к установленным режимам хранения документов;
- укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, сохранение документального наследия;
- внедрение цифровых технологий и цифровизация архивной отрасли автономного округа;
- продолжить предоставление муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов" посредством Единого и Регионального порталов государственных и муниципальных услуг, а также филиал автономного учреждения «Многофункциональный центр Югры» в городе Нижневартовске (далее МФЦ) в части приема запросов (заявлений) и выдачи результатов предоставления услуги;
- продолжить проводить мероприятия, направленные на повышение показателя "Предоставление муниципальных услуг в электронном виде";
- обеспечение сохранности и учет документов постоянного хранения и документов по личному составу в соответствии с установленными требованиями;
- комплектование документами постоянного хранения и документами ликвидированных организаций по личному составу;
- использование архивных документов, развитие информационно-просветительских форм работы.
Организационные мероприятия
Подготовить и провести общее собрание отдела по итогам работы за 2023 год, а также ежеквартальные собрания по вопросам организации и результатам работы отдела.
Обеспечить участие отдела в мероприятиях, проводимых администрацией города, Архивной службой Югры.
Государственное регулирование архивного дела
Обеспечивать реализацию Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07.06.2005 № 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре", от 18.10.2010 № 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры", других нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по вопросам архивного дела. При изменениях федерального законодательства и законодательства автономного округа в сфере архивного дела своевременно вносить необходимые изменения в муниципальные нормативные правовые акты.
Привести административный регламент предоставления муниципальных услуг в области архивного дела в соответствие с типовым административным регламентом предоставления массовой социальной значимой услуги "Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов" (после утверждения Типового регламента Федеральным архивным агентством).
Предоставить сведения о количестве дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и хранящихся в отделе по состоянию на 01.04.2024 и их прогнозных объемах по состоянию на 01.04.2025 и 01.04.2026.
Обеспечить исполнение решений Коллегии Архивной службы Югры, принятых в 2023 году.
Принимать участие в реализации мероприятий, направленных на развитие архивного добровольчества (волонтерства) в городе Нижневартовске по взаимодействию с социальными некоммерческими организациями.
Обеспечение сохранности и государственный учёт
Принимать безотлагательные меры по устранению нарушений требований пожарной безопасности в помещениях архива, обеспечению их антитеррористической защищенности.
Усилить контроль за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, а также путей эвакуации и запасных выходов.
Провести с сотрудниками архивного отдела учебную тренировку по практическим действиям с учетом степени реальной опасности возникновения чрезвычайной ситуации (IѴ квартал).
Направить начальника отдела, члена постоянной эвакуационной комиссии города Нижневартовска, на курсы повышения квалификации по категории "Члены эвакуационных органов" (I квартал).
Разработать совместно с МКУ города Нижневартовска "Управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям" перспективный план (на 2024-2028 гг.) действий по защите архивных документов при предупреждении, ликвидации чрезвычайных ситуаций природного, техногенного характера и пожарной безопасности (I квартал).
Проводить технические обследования работоспособности систем пожаротушения, дымоудаления и пожарной сигнализации в помещении архивного отдела (срок эксплуатации систем не превышает 10 лет эксплуатации).
Обеспечить усиление контроля за сохранностью архивных документов при самостоятельном копировании архивных документов пользователями в читальном зале, незамедлительно информировать Архивную службу Югры о фактах не обнаружения дел (документов), оперативно предоставлять материалы о снятии с учета необнаруженных документов на рассмотрение ЭПК Архивной службы Югры.
Направить письмо на имя главы города Нижневартовска по вопросу возможности оборудования читального зала архивного отдела системой видеонаблюдения за счет бюджетных средств.
На 31.12.2023 работы по выявлению документов с грифом "Секретно" в фондах архивного отдела за период 1928-1970 гг. проведены в полном объеме, в связи с чем, данный вид деятельности на 2024 год не планируется.
Закончить работу по розыску дел, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов постоянного хранения в 2020-2021 гг. Предоставить материалы о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения Комиссии по подведению итогов проверки наличия архивных документов при Архивной службе Югры.
Оказывать методическую помощь организациям – источникам комплектования архивного отдела по розыску необнаруженных дел, в том числе с выездом в организации.
Продолжить работу по внесению данных в ПК "Архивный фонд" на уровне заголовков архивных дел, находящихся на муниципальном хранении (3947 карточек).
Выявить и направить в Архивную службу Югры утвержденный список фондов архивного отдела, потенциально содержащих особо ценные документы (I квартал).
Осуществить комплекс мероприятий по выявлению особо ценных документов в фондах, в соответствии с утвержденным списком фондов, потенциально содержащих особо ценные документы (I-IV кварталы).
Провести работу по организации хранения поступивших документов (проставление архивных шифров, оформление связок, оформление коробов, наклейка ярлыков):
|
- постоянного хранения (плановый приём) – 715 ед. хр., в том числе окружной собственности - 52 ед. хр.; |
|
- по личному составу - по мере ликвидации организаций. |
Продолжить работу по улучшению физического состояния дел, внесенных в книгу учета документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии – переплёт 68 ед. хр. постоянного хранения ф. № Р-5 "Исполнительный комитет Охтеурского сельского Совета депутатов трудящихся", а также 100 ед. хр. документов по личному составу ф. № Л-188 "ОАО "Самотлортрубопроводстрой" и его структурные подразделения".
Одновременно с работами по переплету дел проводить при необходимости реставрацию поврежденных листов дел.
Оформление титульных листов дел 168 ед. хр. постоянного хранения.
Улучшение физического состояния (обновление) 100 связок дел постоянного хранения, а также улучшение физического состояния (обновление) 40 связок дел по личному составу.
Провести работу по картонированию документов постоянного срока хранения, отнесенных к окружной собственности (6 коробов / 52 ед. хр.).
Обеспечивать выполнение санитарно-гигиенических работ в архивохранилищах отдела в соответствии с утвержденными графиками.
Провести комплексные проверки состояния делопроизводства и хранения документов:
II квартал 2024 года:
- департамент жилищно-коммунального хозяйства администрации города Нижневартовска;
III квартал 2043 года:
- департамент образования администрации города Нижневартовска.
Провести методический семинар по вопросам организации и проведения паспортизации организаций – источников комплектования архивного отдела на 01.12.2024 год (IѴ квартал).
Комплектование и взаимодействие
с организациями-источниками комплектования архива
Продолжить внедрение в практику работы архива:
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155;
- Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива от 15.06.2020 № 69;
- Методических рекомендаций по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (ВНИИДАД, Росархив 2021);
- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.
Продолжить работу по внедрению в практику работы архивных учреждений и организаций-источников комплектования:
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77;
- Примерного положения об экспертной комиссии, организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 43;
- Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 № 42;
- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
- Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237;
- Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 03.08.2023 № 408.
Провести анализ архивных фондов, хранящихся в архивном отделе на предмет выявления фондов, имеющих в своем составе дела по личному составу по 1953 год с целью их перевода на постоянное хранение (I квартал).
Подготовить и направить письма в организации-источники комплектования отдела об описании, передаче документов на муниципальное хранение, уточнении номенклатур дел, а также о передаче дел, хранящихся сверх установленного срока.
Продолжить работу по приему на постоянное хранение документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока.
Организовать и провести паспортизацию архивов организаций-источников комплектования архивного отдела по состоянию на 01.12.2024 в порядке и по формам, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (29 организаций).
Организовать и провести для лиц, ответственных за организацию делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях-источниках комплектования архивного отдела семинар по внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (II квартал).
Провести работы, направленные на расширение источниковой базы и выявление новых организаций, отражающих особенности развития города и округа.
Предоставить на рассмотрение ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры проект Списка организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города на 2024-2026 годы (I квартал).
Оказывать методическую помощь в упорядочении документов ликвидированных организаций и приём их на хранение.
Обеспечить прием на муниципальное хранение 715 дел постоянного хранения от организаций-источников комплектования отдела, в том числе 52 дела, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (Приложение 1).
Провести работу по упорядочению дел постоянного хранения и по личному составу в организациях-источниках комплектования отдела и утверждению описей по 2021 год включительно:
- постоянного хранения в количестве 701 ед. хр., в том числе 81 дело, отнесенное к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (Приложение 2).
- по личному составу в количестве 326 ед. хр.
Провести работу по экспертизе ценности, отбору и выявлению наиболее значимых, уникальных документов владельца личных фондов Овсянникова – Заярского Валентина Петровича, поэта, члена Союза Российских писателей, составить и направить на утверждение ЭПК опись на документы личного происхождения (5 ед. хр.).
Провести экспертизу ценности, описание и приём фотографий (50 ед. хр.) Нижневартовского городского казачьего общества. Внести фотографии на уровне заголовков архивных дел в БД "Фотокаталог".
Осуществлять приём дел по личному составу ликвидированных организаций города.
Продолжить работу по экспертизе ценности бесхозных документов по личному составу (240 ед. хр.), хранящихся в отделе.
По окончании работ отправить на согласование ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры описи на данные дела.
