Основные направления развития архивного дела
архивного отдела администрации города Нижневартовска
на 2025 год
Основными задачами архивного отдела администрации города Нижневартовска (далее – отдел) в 2025 году будут:
- повышение доступности и качества предоставления муниципальных услуг;
- внедрение информационных технологий;
- мероприятия по цифровой трансформации в целях обеспечения повышения удовлетворенности граждан муниципальными услугами, на снижение трудозатрат, доступность, надежность и безопасность используемых информационных систем;
- повышение качества информационного обслуживания населения;
- обеспечение сохранности, предотвращение утраты и повреждения архивных документов, модернизация и оснащение архивов автономного округа оборудованием, системами жизнеобеспечения и пожарной безопасности, обеспечивающими соблюдение нормативных требований к установленным режимам хранения документов;
- укрепление гражданской идентичности на основе духовно-нравственных и культурных ценностей народов Российской Федерации, сохранение документального наследия;
- внедрение цифровых технологий и цифровизация архивной отрасли автономного округа;
- продолжить предоставление муниципальной услуги "Предоставление архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов" посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также филиал автономного учреждения "Многофункциональный центр Югры" в городе Нижневартовске (далее МФЦ) в части приема запросов (заявлений) и выдачи результатов предоставления услуги;
- продолжить проводить мероприятия, направленные на повышение показателя "Предоставление муниципальных услуг в электронном виде";
- обеспечение сохранности и учет документов постоянного хранения и документов по личному составу в соответствии с установленными требованиями;
- комплектование документами постоянного хранения и документами ликвидированных организаций по личному составу;
- использование архивных документов, развитие информационно-просветительских форм работы.
План работы отдела составлен с учетом рекомендаций Архивной службы Югры (письмо от 19.11.2024 №28-Исх-1653).
Государственное регулирование архивного дела
Обеспечивать реализацию Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 07.06.2005 №42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре", от 18.10.2010 №149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры", других нормативных правовых актов органов государственной власти Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по вопросам архивного дела. При изменениях федерального законодательства и законодательства автономного округа в сфере архивного дела своевременно вносить необходимые изменения в муниципальные нормативные правовые акты.
Осуществить предоставление муниципальных услуг в машиночитаемом формате в электронном виде в федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)" (до 01.10.2025 года).
Предоставить сведения о количестве дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и хранящихся в отделе по состоянию на 01.04.2025 и их прогнозных объемах по состоянию на 01.04.2026 и 01.04.2027.
Обеспечить исполнение решений Коллегии Архивной службы Югры, принятых в 2024 году.
Принимать участие в реализации мероприятий, направленных на развитие архивного добровольчества (волонтерства) в городе Нижневартовске по взаимодействию с социальными некоммерческими организациями.
Обеспечение сохранности и государственный учёт
Осуществлять мероприятия по обеспечению комплексной безопасности, а именно:
- усилить контроль за соблюдением требований пожарной безопасности и антитеррористической защищенности архивного отдела;
- уточнить план действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера в архивном отделе;
- принять меры, направленные на повышение уровня защищенности и безопасности архивного отдела.
Актуализировать план защиты и эвакуации архивных документов, отнесенных к группам защиты (до 1 марта 2025 года).
Осуществить комплекс мероприятий по выявлению особо ценных документов в фондах, в соответствии с утвержденным списком фондов, потенциально содержащих особо ценные документы (до 1 ноября 2025 года).
Провести мероприятия по созданию страхового фонда на особо ценные документы (5 ед. хр.) и отправку созданного страхового фонда в Федеральное казенное учреждение "Центр хранения страхового фонда" (до 1 декабря 2025 года).
Составить перечень фондов, содержащих (потенциально содержащих) архивные документы с грифом "Секретно", находящихся на хранении в архивном отделе по состоянию на 01.01.2025 года (до 20 февраля 2025 года).
Продолжить мероприятия, направленные на снижение количества неописанных архивных документов, поставленных на государственный учет (до 1 октября 2025 года).
Провести методический семинар-практикум на тему "Организация и проведение паспортизации организаций – источников комплектования архивного отдела" (VI квартал 2025 года).
Продолжить работу по внесению данных в ПК "Архивный фонд" на уровне заголовков архивных дел, принятых в 2024 году (267 карточек) и плановый прием (393 карточки).
Усилить контроль за соблюдением требований пожарной безопасности при проведении пожароопасных работ, а также путей эвакуации и запасных выходов.
Проводить технические обследования работоспособности систем пожаротушения, дымоудаления и пожарной сигнализации в помещении архивного отдела (срок эксплуатации систем не превышает 10 лет эксплуатации).
Обеспечить усиление контроля за сохранностью архивных документов при самостоятельном копировании архивных документов пользователями в читальном зале, незамедлительно информировать Архивную службу Югры о фактах не обнаружения дел (документов), оперативно предоставлять материалы о снятии с учета необнаруженных документов на рассмотрение ЭПК Архивной службы Югры.
Направить письмо на имя главы города Нижневартовска по вопросу возможности оборудования читального зала архивного отдела системой видеонаблюдения за счет бюджетных средств.
Оказывать методическую помощь организациям – источникам комплектования архивного отдела по розыску необнаруженных дел, в том числе с выездом в организации.
Провести работу по организации хранения поступивших документов (проставление архивных шифров, оформление связок, оформление коробов, наклейка ярлыков):
|
- постоянного хранения (плановый приём) – 393 ед. хр., в том числе окружной собственности - 27 ед. хр.; |
|
- по личному составу - по мере ликвидации организаций. |
Продолжить работу по улучшению физического состояния дел, внесенных в книгу учета документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии – переплёт и оформление титульных листов 42 ед. хр. постоянного хранения:
- ф. №Р-5 "Исполнительный комитет Охтеурского сельского Совета депутатов трудящихся" – 15 ед. хр.,
- ф. №Р-7 "Финансовый отдел исполнительного комитета Нижневартовского районного Совета депутатов трудящихся" – 3 ед. хр.;
- ф. №Р-9 "Исполнительный комитет Нижневартовского поселкового Совета депутатов трудящихся" – 23 ед. хр.;
- ф. №Р-108 "Органы представительной и исполнительной власти города Нижневартовска" – 1 ед. хр.
Одновременно с работами по переплету дел проводить при необходимости реставрацию поврежденных листов дел.
Улучшение физического состояния (обновление) 113 связок дел постоянного хранения 12 фондов.
Провести работу по картонированию документов постоянного срока хранения 40 коробов/1806 ед. хр., в том числе отнесенных к окружной собственности 2 короба / 34 дела:
- ф. №Р-120 " Государственный театр кукол "Барабашка" - 1 короб / 15 ед. хр.;
- ф. №Р-204 "Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Нижневартовская окружная клиническая больница" – 1 короб / 19 ед. хр.;
- ф. №Р-175 "Управление по труду и социальной защите населения" – 38 коробов / 1806 ед. хр.
Обеспечивать выполнение санитарно-гигиенических работ в архивохранилищах отдела в соответствии с утвержденными графиками.
Провести комплексные проверки состояния делопроизводства и хранения документов во II квартале 2024 года:
- счетная палата города Нижневартовска;
- департамент по социальной политике администрации города Нижневартовска.
Комплектование и взаимодействие
с организациями-источниками комплектования архива
Продолжить внедрение в практику работы архива:
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 №155;
- Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива
от 15.06.2020 №69;
- Методических рекомендаций по комплектованию, описанию, учету
и использованию документов личного происхождения в государственных
и муниципальных архивах (ВНИИДАД, Росархив 2021);
- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 №71.
Продолжить работу по внедрению в практику работы архивных учреждений и организаций-источников комплектования:
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 №77;
- Примерного положения об экспертной комиссии, организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 №43;
- Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11.04.2018 №42;
- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 №44;
- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 №236;
- Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 №237;
- Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 03.08.2023 №408.
Оказывать методическую помощь организациям-источникам комплектования по вопросам делопроизводства и архивного дела: составление описей, номенклатур дел, паспортов архивов, оформление дел и т.п.
Подготовить и направить письма в организации-источники комплектования отдела об описании, передаче документов на муниципальное хранение, уточнении номенклатур дел, а также о передаче дел, хранящихся сверх установленного срока.
Продолжить работу по приему на постоянное хранение документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока.
Организовать и провести паспортизацию архивов организаций-источников комплектования архивного отдела по состоянию на 01.12.2024 в порядке и по формам, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 №11 (29 организаций).
Организовать и провести для лиц, ответственных за организацию делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях-источниках комплектования архивного отдела семинар по внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 №77 (II квартал).
Провести работы, направленные на расширение источниковой базы и выявление новых организаций, отражающих особенности развития города и округа.
Продолжить работы по переводу организаций из Списка организаций – возможных источников комплектования в Список организаций – источников комплектования и внести информацию в Яндекс-форму.
Продолжить отбор и прием фото путем инициативного документирования с официального сайта органов местного самоуправления города Нижневартовска, а также с аккаунтов официальных лиц муниципального образования в социальных сетях.
Осуществлять прием на муниципальное хранение документов, фотографий, в том числе созданных средствами массовой информации, об участниках специальной операции, помощи югорчан участникам специальной военной операции и жителям территорий в рамках реализации регионального проекта "Подвиги югорчан. Дорогами специальной военной операции".
Оказывать методическую помощь в упорядочении документов ликвидированных организаций и приём их на хранение.
Обеспечить прием на муниципальное хранение 393 дел постоянного хранения от организаций-источников комплектования отдела, в том числе 27 дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (Приложение 1).
Осуществлять приём дел по личному составу ликвидированных организаций города, а также прием документов по личному составу публичного акционерного общества "РН-Западная Сибирь" (предположительно).
Провести экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе:
- документов, потенциально содержащих особо ценные документы (340 ед. хр.);
- документов постоянного хранения архивного отдела (8 ед. хр.),
- бесхозных документов по личному составу (265 ед. хр.),
а также:
- экспертизу ценности, отбор и выявление наиболее значимых, уникальных документов владельца личных фондов Редько Василия Федоровича, полковника полиции в отставке, первого командира ОМОН УМВД России по ХМАО – Югре в городе Нижневартовске, участника вооруженного конфликта в Чеченской Республике и Республике Дагестан (5 ед. хр.);
- экспертизу ценности, описание и приём фотографий Редько В.Ф.,АО "Нижневартовскавиа", МАУ города Нижневартовска "Городской драматический театр" (50 ед. хр.). Внести фотографии на уровне заголовков архивных дел в БД "Фотокаталог".
По окончании работ по экспертизе ценности отправить на утверждение ЭПК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры описи дел, документов на вышеуказанные дела.
Провести работу по упорядочению дел постоянного хранения и по личному составу в организациях-источниках комплектования отдела и утверждению описей по 2022 год включительно:
- постоянного хранения в количестве 828 ед. хр., в том числе 80 дел, отнесенных к собственности Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (Приложение 2).
- по личному составу в количестве 390 ед. хр.
Использование архивных документов
Обеспечивать мероприятия по взаимодействию с территориальными органами Социального фонда России в части исполнения запросов, связанных с пенсионным обеспечением граждан, с использованием Личного кабинета архива в Единой централизованной цифровой платформе в социальной сфере.
Продолжить работу по введению информации в Базу данных о местах хранения архивных документов по личному составу.
Продолжить внедрение в деятельности архива Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утверждённого приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 №143 (зарегистрирован в Минюсте России 01.11.2017 №48765).
Подготовить выставки архивных документов, посвящённых:
- 80-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1954 годов "Нас двадцать миллионов незабытых….." (документальная и виртуальная фотовыставки (I квартал);
- 50-летию Нижневартовского городского архива "…Мы все работаем на память…" (документальная выставка) (I квартал);
- 55-летию акционерного общества "Нижневартовскавиа" "Романтики авиации" (виртуальная выставки (II квартал);
- 60-летию Самотлорского месторождения "От вышек буровых шагнули города" (документальная и виртуальная выставки (II квартал);
- Году исторического наследия в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре "Нижневартовск: история и современность" (документальная и виртуальная выставки (III квартал);
- 30-летию муниципального автономного учреждения города Нижневартовска "Городской драматический театр" "От "скворешника" до "храма искусств": расскажут афиши" (виртуальная выставки (III квартал).
Разместить документы выставок на портале "Архивный отдел администрации города Нижневартовска" и сайте Архивной службы Югры на информационно-просветительском портале Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Принимать участие в региональных выставочных проектах Архивной службы Югры.
Продолжить сбор уникальных материалов периода 1941-1945 гг. из семейных архивов жителей города Нижневартовска и Нижневартовского района в рамках акции "Мы пламя вечного огня", организованной отделом. А также продолжить работу по созданию электронного архивного фонда "Коллекция документов военных лет" фонда документов личного происхождения участников Великой Отечественной войны и тружеников тыла.
Продолжить работу по выявлению документов, отражающих вклад и участие жителей и организаций в достижение Победы и направить их электронные копии в Архивную службу Югры с целью формирования цифрового контента Интернет-портала "Победа одна на всех!".
Продолжить выявление информации об участниках Великой Отечественной войны округа для пополнения электронных Книг памяти.
Проводить мониторинг удовлетворенности населения качеством предоставления муниципальных услуг.
Совершенствовать работы по оказанию муниципальных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнению запросов государственных органов власти и органов местного самоуправления.
Обеспечивать предоставление муниципальных услуг в соответствии с действующими административными регламентами, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также через МФЦ (в части приема запросов (заявлений) и выдачи результатов предоставления услуги). Проводить мероприятия, направленные на повышение показателя "Предоставление муниципальных услуг в электронном виде".
Подготовить и разместить календарь знаменательных и памятных дат по архивным документам на 2026 год, предоставить информацию в Архивную службу Югры для информационно-просветительского издания Календарь памятных и знаменательных дат "Югорский калейдоскоп событий".
Размещать новостные информационные материалы по истории города Нижневартовска по архивным документам на портале архива и предоставить их для размещения на тематическом сайте "Архивы Югры".
Продолжать работу по исполнению запросов тематического и социально-правового характера.
Предоставлять пользователям архивными документами информационные услуги, оказывать помощь в выявлении информации при исторических исследованиях, подготовке к юбилейным и памятным датам.
Участвовать в реализации планов мероприятий:
- по просветительской, патриотической и военно-патриотической работе среди молодежи в ХМАО – Югре;
- в области исторического просвещения в ХМАО – Югре;
- по празднованию в ХМАО – Югре 80-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов;
- информационную поддержку мероприятиям, связанным с Днем славянской письменности и культуры, Днем России, Международным днем коренных народов мира, Днем народного единства, Всероссийской просветительской акцией "Большой этнографический диктант";
- внедрить и использовать в работе Стандарт по созданию архивной коллекции документов личного происхождения участников специальной военной операции, как основы для формирования окружного документационного наследия, обеспечивающего сохранение исторической памяти о событиях специальной военной операции.
Информационные ресурсы и технологии
Продолжить работу по вводу информации:
- ПК "Архивный фонд" на уровне "Единица хранения";
- ПК "Фотокаталог";
- БД "Справочник местонахождения документов по личному составу";
- АИС "Электронный архив Югры";
- АИС "Статистика по делам архивов".
Продолжить проведение работ по оцифровке особо ценных и наиболее востребованных документов силами специалистов отдела (140 ед. хр. / 16000 образов) и описей (19 описей / 565 образа) и загрузить их в ГИС "Электронный архив Югры".
Продолжить работы по развитию официальных групп архивного отдела в социальных сетях в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" путем размещения уникальных постов.
Продолжить выявление и оцифровку документов, отражающих вклад и участие жителей и организаций в достижение Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. для последующей загрузки на Интернет-портал "Победа одна на всех!"
Продолжить работу по продвижению генеалогического портала "Связь поколений":
- информирование на портале отдела, на стендах в помещениях отдела;
- информирование граждан о портале при проведении уроков, экскурсий.
Кадровое, организационное,аучно-методическое и информационное обеспеч
|
научно-методическое и информационное обеспече |
Подготовить и провести общее собрание отдела по итогам работы за 2024 год, а также ежеквартальные собрания по вопросам организации и результатам работы отдела.
Подготовить и осуществить план мероприятий по празднованию 50-летия Нижневартовского городского архива.
Обеспечить участие отдела в мероприятиях, проводимых администрацией города.
Обеспечить регулярное наполнение актуальной информацией подрубрики "Архивный отдел" рубрики "Информация для граждан" официального сайта органов местного самоуправления города Нижневартовска.
Актуализировать контактную информацию на портале "Архивный отдел администрации города Нижневартовска" и размещения новостной информации о деятельности отдела.
Принять участие в расширенном заседании коллегии Архивной службы Югры.
Участвовать в работе совещательных органов Архивной службы Югры, методических семинарах, совещаниях, дискуссионных площадках, стажировках организуемых Архивной службой Югры.
Принять участие в научно-практической конференции "Архив в Исторический источник: Современные подходы к исследованию".
Принять участие в XII Всероссийском конкурсе Юношеских учебно-исследовательских работ учащихся средних учебных заведений "Юный архивист".
Своевременно направлять документы на представление к награждению специалистов архивного отдела ведомственными наградами Федерального архивного агентства, благодарностями Архивной службы Югры.
Организовать и провести:
4 экскурсии по архиву с обзором архивных документов:
- для студентов бюджетного учреждения профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Нижневартовский социально-гуманитарный колледж" (I, II, IV кварталы);
- "День открытых дверей" (II квартал).
6 уроков:
- урок памяти, посвященный Дню полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады (январь 2025) – 2 урока;
- урок мужества, посвященный Дню разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве (февраль 2025) – 2 урока;
- урок памяти "Ханты-Мансийск – город трудовой доблести" (октябрь 2025) – 2 урока.
2 мастер-класса по экспертизе ценности, оформлению и подготовке к передаче документов на постоянное хранение для лиц, ответственных за организацию делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях-источниках комплектования (II, IV кварталы).
1 викторину "История архивного отдела", приуроченную к юбилею архивного отдела для студентов бюджетного учреждения профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Нижневартовский социально-гуманитарный колледж" (1 квартал).
1 встречу для обучающихся общеобразовательных учреждений города с Редько Василием Федоровичем, полковником полиции в отставке, первого командира ОМОН УМВД России по ХМАО – Югре в городе Нижневартовске, участника вооруженного конфликта в Чеченской Республике и Республике Дагестан и его сыном Редько Николаем Васильевичем, полковником Управления федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу – Югре (II квартал).
Проводить занятия со специалистами отдела по изучению нормативно-правовой базы в сфере архивного дела, муниципальной службы, профилактике коррупционных проявлений, совершенствованию практических навыков работы специалистов.
Внедрять в работу отдела:
- Типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами, утвержденных приказом Росархива от 07.08.2022 №111 и зарегистрированных в Минюсте России 27.09.2022;
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 №24;
- Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 27.06.2022 №72.
Организовать подготовку специалистов отдела к прохождению аттестации муниципальных служащих администрации города.
Начальник архивного отдела
администрации города
Нижневартовска Е.П. Думиник
